El correo electrónico es una herramienta de trabajo utilizada diariamente por millones de personas. Pero su uso puede presentar una serie de interrogantes tanto para empleados como empleadores: ¿pueden las empresas limitar su acceso? ¿Tiene acceso el empleador a la correspondencia de un empleado? ¿Qué pasa si se accede al correo electrónico a través de los recursos proporcionados por la empresa? ¿Y qué ocurre con los trabajadores del sector público? Revisamos qué han dicho las instituciones pertinentes en Chile y he aquí algunas respuestas.

¿Qué control tiene el trabajador sobre sus correos electrónicos? CC BY (Esparta)

 Por Javier Aleuanlli y Francisca Lobos, pasantes del equipo de investigación legal

El uso del correo electrónico es transversal a un sinnúmero de actividades diarias, que incluyen tanto la comunicación personal como el intercambio de mensajes y documentos con motivos de trabajo.

Cuando esta herramienta está ligada a la actividad laboral, suele existir interés por parte de los empleadores de que su uso cumpla con los propósitos de la respectiva empresa; el bloqueo de algunos sitios web es una  práctica laboral común, que busca asegurar la productividad, siendo el principal blanco de estas acciones la restricción al uso de redes sociales y los correos electrónicos.

Pero la pretensión de controlar los flujos de información que circulan dentro de las empresas  pueden hacer que los límites entre  este interés y  la privacidad del trabajador se tornen difusos. La discusión no es trivial, puesto que a pesar de que el trabajador podría estar utilizando los recursos y plataformas de la empresa, eso no significa que todo el material que el empleado comunique o reciba electrónicamente en su lugar de trabajo pueda ser revisado por sus empleadores.

¿Qué han dicho los tribunales?

Anteriormente hemos recalcado la enorme importancia de esta materia. Pero tras años de revisión de la cuestión por los tribunales y  las autoridades administrativas en Chile, nos ha parecido pertinente revisar cómo han calificado el tratamiento de los correos institucionales y su relación con la privacidad de sus usuarios.

Un autómata enviando un correo electrónico CC BY (vmabney) NC-ND

La Dirección del Trabajo se refirió por primera vez al tema en 2002, estableciendo bases generales sobre la utilización y control de los correos electrónicos dentro de la empresa. En síntesis plantea que, de acuerdo a las facultades con que cuenta el empleador para administrar su empresa, puede regular “las condiciones, frecuencia y oportunidad de uso de los correos electrónicos”, pero en ningún caso podrá tener acceso a la correspondencia electrónica privada recibida por los trabajadores. Así, puede apreciarse que se les asimila en su tratamiento a llamadas telefónicas privadas o a la existencia de espacios que se consideran privados dentro de la empresa, como cajones o casilleros personales de los trabajadores.

1Un dictamen posterior agrega que, adicionalmente a regular su uso según las facultades del empleador, las partes pueden establecer normas, restricciones y formalidades para el uso de los correos electrónicos en el reglamento interno o en los respectivos contratos individuales de trabajo.

Por otro lado, la Corte Suprema se ha pronunciado respecto a si resulta relevante la forma en cómo se ha accedido al contenido de los correos electrónicos (Corte Suprema de Justicia, Rol Nº 2502-2012, fallo de 12 de mayo de 2012). En síntesis, señala que el valor protegido en este caso es el de la intimidad, que es manifestación de la esfera privada de los trabajadores, y por lo tanto no solo resulta atentatoria la interceptación ilícita de los correos electrónicos, sino que cualquier tipo de interceptación no autorizada.

Diversos fallos han admitido la importancia de la privacidad de los trabajadores por sobre los intereses de los empleadores. CC BY (ssalonso) NC-SA

De estos distintos pronunciamientos podemos reafirmar que los correos electrónicos de los trabajadores son un tipo de comunicación privada, protegidos por la Constitución, mediante el resguardo al derecho fundamental a la vida privada y a la inviolabilidad de las comunicaciones privadas. Por lo tanto, sería ilícita la interceptación de los correos electrónicos de los trabajadores por parte de los empleadores, sin autorización de los primeros, aun cuando las cuentas de correo sean otorgadas por la empresa. Los empleadores solo podrán regular las condiciones, frecuencia y oportunidad de su uso, a través de las facultades de administración del empleador, en el reglamento interno, en los contratos individuales de trabajo, y -siguiendo esta misma lógica- nada obstaría a que se regule también a través de contratos colectivos. Prevalecen así los derechos fundamentales de los trabajadores, por sobre los intereses del empleador.

¿Qué ocurre con los correos de funcionarios públicos?

En principio, parece ser distinto el caso de los funcionarios públicos y los correos electrónicos enviados y recibidos en el desempeño de sus funciones, puesto que el desempeño de la función pública está legítimamente sujeto al escrutinio de la ciudadanía. Es decir, existe un interés público en la transparencia de los actos de la administración del Estado, y parte de esas actuaciones pasan por los correos electrónicos de sus funcionarios.

Ahora, ¿cómo se equilibran esos intereses? Ni la ley ni la jurisprudencia permiten conclusiones inequívocas. Además, existen distintas entidades resolviendo cuestiones relacionadas, lo que hace  más evidentes las diferencias de criterio. Por un lado, el Consejo para la Transparencia (CPLT) se inclina por una mayor publicidad de los actos públicos, en gran medida motivado por el indubitable mandato del art. 5º de la ley de transparencia, tal como fuera argumentado cuando el CPLT ordenó al Servicio Electoral (SERVEL) entregar una serie de correos institucionales por no poseer ningún dato que se considerara  privado, a pesar del primer rechazo del organismo a la solicitud.

“Se estima que para 2009 pasaremos el 41% de nuestra jornada laboral manejando nuestras casillas de correo electrónico”. CC BY (Will Lion) NC- ND

Por otra parte, el Tribunal Constitucional (TC) ha tendido a reforzar el carácter privado de ciertos comunicativos, estableciendo claramente a la privacidad de carácter Constitucional, por sobre la exigencia legal de transparencia, con motivo de una inaplicabilidad por inconstitucionalidad de un precepto de la misma ley 20.285.

Si bien no se ha pronunciado sobre el fondo del asunto, la Contraloría General de la República ha establecido criterios relevantes para la discusión (Contraloría General de la República, Dictamen N° 57.201, 2013): (a) la utilización de insumos públicos (equipo, Internet, horario de trabajo) no determina que el correo posea carácter público; (b) tampoco es público en todos los casos de correos de uso de direcciones o servicios institucionales, pues se reconoce un interés privado por sobre el público, cuando el contenido no incluye información de relevancia pública; (c) por la definición abierta de “acto administrativo” en la ley, los correos electrónicos son potenciales contenedores de tales actos, siendo relevante su publicación en cuanto es tangencial al tema. Solo se establecerían como correos necesariamente públicos aquellos enviados desde la casilla institucional, que contengan un acto administrativo o de relevancia pública que amerite la publicidad del mismo. Pero no se pronuncia sobre el mecanismo para conocer ese contenido a fin de determinar su carácter público o no.

Distinto es el caso de los trabajadores de la administración pública, pues se entiende que existe un interés público en el escrutinio de sus actividades CC BY (digitpedia)

Respecto de esto, parece importante establecer que existen esencialmente dos criterios en pugna: (a) La posición respaldada por el TC y por la CGR acerca de la procedencia de una esfera de privacidad del funcionario, que abarcaría todo aquello que no posea un acto de relevancia administrativa, y (b) la posición de CPLT acerca de la publicidad por defecto de los correos institucionales, consecuencia de la fortaleza legislativa que lo respalda; sin embargo, este segundo criterio ha sido puesto bajo cuestionamiento mediante de recursos por inconstitucionalidad. Es decir, parece haber una tendencia orientada a una mayor protección de las comunicaciones, por sobre el principio de transparencia que buscaba imprimir la ley 20.285.

Como hemos declarado con anterioridad, existen intereses cuya pugna no se resuelve de manera absoluta o binaria, sino que requiere de un marco regulatorio que permita asegurar de mejor forma tanto el interés público como los derechos fundamentales de los funcionarios. Con la jurisprudencia no es suficiente, sino que hacen falta cambios legales que regulen los mecanismos para determinar si el contenido de correos electrónicos en la administración es parte o no de los deberes de transparencia.

En definitiva, ¿qué control tiene el trabajador sobre sus correos electrónicos en el lugar de trabajo?

CC BY (Rahul Rodríguez) – SA

El uso del correo electrónico para las comunicaciones personales conlleva cierta expectativa de privacidad, protegida por la Constitución y las leyes. En el ámbito laboral, si bien el empleador mantiene una facultad reconocida para fijar las condiciones externas del uso del correo electrónico, no puede del mismo modo inmiscuirse en las comunicaciones mismas realizadas por esa vía, por afectar a los derechos fundamentales de los trabajadores. La jurisprudencia ha sido clara en este sentido.

Más difícil es el caso de los funcionarios de la administración, donde existe un interés público comprometido en el deber de transparencia por parte de la administración del Estado. Es allí donde se requiere un esfuerzo legislativo mayor, a fin de armonizar los legítimos intereses de la ciudadanía con los derechos fundamentales de quienes trabajan para el Estado.

*Este artículo es una actualización de uno publicado anteriormente, que puedes revisar acá.